1. Manuel des procédures et organisation comptables

En vue faciliter la compréhension du système de traitement comptable et la réalisation des contrôles, toute entité est obligée d’élaborer un manuel des procédures et organisation comptables.

Le manuel des procédures comptables est un document qui, sous forme d’instructions claires et précises, présente l’ensemble des opérations courantes du service de comptabilité conformément aux réalités spécifiques d’une entité.

Plusieurs objectifs peuvent être assignés à tout manuel des procédures comptables, notamment :

– favoriser l’assimilation rapide des techniques spécifiques de l’entité

– favoriser l’harmonisation des modes d’exécution des tâches comptables

– expliquer les modalités d’application de différentes procédures comptables de l’entité

– sauvegarder les actifs de l’entité par des procédures de contrôle interne

Le manuel des procédures comptables a pour fonctions de :

– définir les modalités d’exécution des activités comptables en codifiant les actes et les tâches de chaque intervenant aux procédures afin de faciliter la compréhension et l’interprétation des procédures de contrôle

– faciliter les normes de planification de l’utilisation et de l’affectation des biens mis à la disposition des services

– donner les conditions permettant aux différents intervenants d’agir en concert suivant des normes et des codes communs

– servir d’outil de formation aux personnes nouvellement engagées ou promues y compris les intérimaires

– fournir l’information permettant aux responsables comptables et financiers de mieux analyser les informations mises à leur disposition

L’élaboration du manuel des procédures comptables doit contenir les éléments ci-dessous :

– l’organisation de la comptabilité

– la description de différentes procédures

– la mise en place de différentes procédures

– les différents systèmes de traitement des opérations comptables

– la périodicité et le calendrier des traitements comptables

– les méthodes comptables

– les différents schémas d’écritures comptables

– la description et la planification des contrôles

– la planification annuelle des travaux

– la périodicité des traitements

Prochainement, nous parlerons de l’organisation comptable proprement dite.