3. la production des documents comptables

Les livres comptables et autres supports dont la tenue est obligatoire sont :

• Le livre-journal
• Le grand-livre
• La balance générale des comptes
• Le livre d’inventaire

En fonction de l’importance et des besoins de l’entité, l’établissement du livre-journal et du grand-livre peut être facilité par la tenue des journaux et livres auxiliaires.

Toute organisation comptable mise en place doit aboutir à trois types de travaux :

• Les travaux préparatoires : ces travaux sont réalisés au travers du contrôle des pièces justificatives et l’établissement de la fiche d’imputation comptable ou ticket comptable
• Les travaux quotidiens : ces travaux se matérialisent par l’établissement du livre-journal et du grand-livre
• Les travaux périodiques : ces travaux se résument dans l’établissement de la balance des comptes sur base de laquelle les états financiers sont produits.

4. Les états financiers annuels

Les états financiers annuels comprennent le bilan, le compte de résultat, le tableau des flux de trésorerie ainsi que les notes annexes.

5. La description de différents processus comptables

Le service de comptabilité regroupe plusieurs activités appelées « processus comptables ». Ces processus sont liés entre eux et concourent tous à l’atteinte de l’objectif global du service, à savoir la production de l’information comptable.

Les activités qui permettent de transformer des opérations économiques en informations comptables se résument dans les trois processus comptables suivants qui constituent les trois grandes étapes du traitement de l’information comptable :

– la collecte des données

– le traitement proprement dit

– la diffusion de l’information comptable

6. La mise en place des procédures comptables

Plusieurs procédures peuvent être mises en place sur le plan financier pour une gestion optimale de toute entité parmi lesquelles on peut citer les procédures de contrôle interne, les procédures de classement et d’archivage et les procédures de comptabilisation. Ces dernières feront l’objet de notre étude.

Chaque activité réalisée par le service de comptabilité peut contenir plusieurs tâches successives. Cet enchaînement de tâches ayant pour but d’obtenir un résultat attendu constitue  » une procédure comptable « 

Toutes les activités qui concourent à l’enregistrement des pièces justificatives et à la production de l’information comptable doivent suivre la procédure suivante :

• la collecte des données
• le contrôle des pièces justificatives ou pièces comptables
• la codification des pièces justificatives
• l’imputation des pièces justificatives
• la saisie des pièces justificatives
• le classement des pièces justificatives
• l’analyse et la justification des soldes des comptes
• le traitement et l’établissement des états périodiques
• la clôture des comptes de fin d’exercice
• l’établissement de la balance après inventaire et régularisation
• la production des états de synthèse

La collecte des données

Le service de comptabilité collecte les données contenues dans les pièces justificatives provenant de divers services de l’entité

Le comptable en charge de la collecte de ces données à pour tâches de :

• s’assurer que toutes les pièces justificatives nécessaires sont réunies (l’exhaustivité)
• faire le tri des pièces justificatives (pièces des bases et pièces auxiliaires)

Le contrôle des pièces justificatives

Après la collecte des pièces justificatives, le comptable doit réaliser son premier contrôle qui lui permettra de :

• vérifier la qualité des pièces justificatives reçues et leur conformité par rapport à la procédure mise en place
• effectuer les calculs arithmétiques pour vérifier l’exactitude des montants
• faire le rapprochement de chaque pièce avec les autres documents pour la cohérence par rapport aux sommes encaissées ou décaissées, signatures, destinataires, etc.

La codification des pièces justificatives

Le comptable attribuera un code à chaque pièce justificative

L’imputation des pièces justificatives

L’imputation se fait soit sur la pièce comptable soit sur une fiche d’imputation agrafée à cette dernière. Le comptable en charge d’imputation a pour tâches de (d’) :

• identifier les comptes à débiter ou à créditer, le montant, la date, le numéro de la pièce comptable, le libellé, etc.
• de faire valider la fiche d’imputation la fiche d’imputation au chef comptable avant de passer à la saisie

La saisie des pièces justificatives

Chaque enregistrement comptable doit être appuyé par une ou plusieurs pièces justificatives. Les pièces justificatives sont saisies quotidiennement par le comptable chargé de la saisie. Ce dernier, après imputation des pièces, procédera de la manière suivante :

• répartir les pièces justificatives par journaux de saisie
• ouvrir le logiciel comptable et le journal concerné
• enregistrer chaque pièce comptable dans le journal approprié
• apposer le cachet avec la mention « comptabilisé« 

Après la saisie, le chef comptable procédera à :

• la validation de chaque écriture dans le logiciel comptable après vérification et correction éventuelle
• la centralisation, à la fin de chaque mois, des journaux auxiliaires.

Le classement des pièces justificatives

Le comptable est chargé de :

• classer les pièces comptables par ordre chronologique dans les classeurs
• ranger les classeurs mensuellement de janvier à décembre.

L’analyse et la justification des soldes

Elle s’effectue en cours d’exercice comptable et à la fin de l’exercice comptable

L’analyse des soldes s’effectue par le rapprochement entre les données enregistrées dans le logiciel comptable et les données en provenance des tiers et autres services de l’entité :

• les fournisseurs pour le solde des dettes de l’entité envers chaque fournisseur
• les clients pour le solde des créances de l’entité sur chaque client
• les banques pour le solde de chaque compte bancaire de l’entité
• le trésorier pour le solde de l’encaisse détenue par le caissier, etc.

Le traitement et l’établissement (édition) des états périodiques

A la fin de chaque période donnée ( mois, trimestre, …), chaque entité clôture ses comptes et procède à (au) :

• l’établissement (ou l’édition) des journaux, du grand-livre et de la balance provisoire des comptes généraux
• contrôle de cohérence de ces états comptables imprimés

La clôture des comptes de fin d’exercice

Le chef comptable procédera, à la clôture de chaque exercice comptable, a :

• l’édition des états comptables avant inventaire ( grand-livre des comptes généraux et balance des comptes généraux)
• l’analyse des comptes pour vérifier l’exactitude de solde de chacun d’eux en ne tenant compte que des opérations y relatives
• l’ajustement des comptes par les écritures d’inventaire après vérification des états d’inventaire des avoirs et des dettes de l’entité (régularisation des charges et des produits)
• la saisie des écritures de clôture de l’exercice
• la préparation des états financiers et du rapport financier à soumettre au comité de gestion.