Toute opération de l’entité doit faire l’objet d’une pièce justificative, appelée pièce comptable.

La pièce comptable justifie l’écriture comptable.

Ces pièces doivent être comptabilisées avant leur classement. L’absence ou l’insuffisance des pièces comptables peut mettre en doute la valeur probante de la comptabilité.

Définition

Une pièce justificative comptable est un document servant à vérifier la matérialité d’une opération enregistrée dans les livres comptables. Elle justifie chaque opération effectuée par une entité. La référence systématique à une pièce comptable permet d’assurer la traçabilité des flux enregistrés en comptabilité. Les pièces comptables sont normalement établies par l’entité qui fournit le bien ou le service.

Caractéristiques communes d’une pièce comptable

Bien que chaque pièce comptable ait ses propres caractéristiques, certaines doivent être communes à toutes, notamment : la date de l’opération, le numéro, la nature de l’opération, le tiers intervenant, le montant de l’opération et les signatures autorisées.

Sortes de pièces justificatives

Les pièces justificatives peuvent être :

• les pièces justificatives de base et les pièces justificatives récapitulatives
• les pièces justificatives internes et les pièces justificatives externes

1. Les pièces justificatives de base et les pièces justificatives récapitulatives

1.1 Les pièces justificatives de base

Ce sont des pièces qui concernent des opérations isolées. Ex : la facture, l’extrait de compte bancaire, le reçu, …

1.2 Les pièces justificatives récapitulatives

Ce sont des pièces qui concernent un ensemble d’opérations. Ex : récapitulatif des ventes et prestations au détail pour lesquelles l’établissement d’une facture n’est pas requis

2. Les pièces justificatives internes et les pièces justificatives externes

2.1 Les pièces justificatives internes

Les pièces justificatives internes sont celles qui sont établies par l’entité. On peut citer le bon de caisse, les feuilles de paie, la facture de l’entité,…

2.2 Les pièces justificatives externes

Les pièces justificatives externes sont celles qui sont établies par les tiers. On peut citer à titre d’exemple les factures des fournisseurs, l’extrait de compte bancaire, …

Classification des pièces justificatives

Les pièces comptables sont généralement groupées en :     

• pièces justificatives des recettes (ex. : un avis de crédit, un reçu, une facture émise acquittée,…)
• pièces justificatives des dépenses ( Ex.: un avis de débit, une quittance, un bon de sortie, une facture du fournisseur,…)

NB : La rigueur et l’exhaustivité de la collecte ainsi que de l’émission des pièces justificatives sont des conditions nécessaires pour garantir la fiabilité et la bonne tenue de la comptabilité de l’entité. Ce sont les premiers éléments examinés lors d’un contrôle financier (interne ou externe).