2. L’organisation comptable

Chaque entité doit définir l’organisation qui lui permettra de produire une information comptable fiable et pertinente.

L’organisation comptable porte essentiellement sur :

– le respect des dispositions légales

– les systèmes comptables et le plan de comptes

– la division du travail comptable

– la production des documents comptables

– l’élaboration et la présentation des états financiers

L’organisation comptable doit au minimum respecter les conditions de régularité et de sécurité ci-après :

– la tenue de la comptabilité dans la langue officielle et dans l’unité monétaire ayant cours légal dans l‘État-partie

– l’emploi de la technique de la partie double

– la justification des écritures par des pièces datées, conservées, classées dans un ordre défini dans le manuel décrivant les procédures et l’organisation comptables portant les références de leur enregistrement en comptabilité

– le respect de l’enregistrement chronologique des opérations

– l’identification de chacun de ces enregistrements précisant l’indication de son origine et de son imputation, le contenu de l’opération correspondante ainsi que de la pièce justificative

– le contrôle par inventaire de l’existence et de la valeur des biens, créances et dettes de l’entité

– le recours, pour la tenue de la comptabilité de l’entité, à un plan de comptes normalisé dont la liste figure dans le système comptable en vigueur, Ohada en l’occurrence.

– la tenue obligatoire de livres ou autres supports autorisés ainsi que la mise en œuvre des procédures des traitements agréées, permettant d’établir les états financiers annuels

Les comptes du système comptable OHADA sont regroupés par catégories homogènes appelés « classes »

Pour la comptabilité générale, appelé aussi comptabilité financière, on distingue :

* les classes de comptes du bilan ou comptes de situation (classe 1 à classe 5)

* les classes de comptes de gestion (classe 6 à classe 8)

Chaque classe est subdivisée en comptes identifiés par des numéros à deux chiffres ou plus, selon le degré de dépendance vis-à-vis des comptes de niveaux supérieurs, dans le cadre d’une codification décimale.

Le plan de comptes de chaque entité doit être suffisamment détaillé pour permettre l’enregistrement des opérations. Lorsque les comptes prévus par le système comptable ne suffisent pas à l’entité pour enregistrer distinctement toutes les opérations, elle peut ouvrir toutes divisions nécessaires. Inversement, si des comptes prévus par le système comptable sont trop détaillés par rapport aux besoins de l’entité, elle peut les regroupés dans un compte global de même niveau, plus contracté, mais permettant au moins l’établissement des états financiers annuels dans des conditions prescrites par le système comptable. Les opérations sont enregistrées dans les comptes dont les intitulés correspondent à leur nature.

A la création de chaque entité, on doit penser à l’implantation d’un système comptable en commençant par la mise en place d’un plan de comptes conforme au référentiel comptable (à l’instar du système comptable OHADA) mais adapté aux réalités spécifiques de l’entité concernée.

Pour créer les comptes particuliers d’une entité, il faut que les quatre premiers chiffres de la codification soient conformes au système comptable en vigueur (le système comptable OHADA par exemple). Le reste des chiffres sont ajoutés en fonction de la réalité de chaque entité.

Voilà, en laconique, ce que nous pouvons dire sur l’organisation comptable. Nous avons précisé les éléments sur lesquels porte l’organisation comptable, en avons donné les dispositions légales et avons levé l’équivoque en vue de dissiper l’ambiguïté entre système comptable et plan de comptes.